สต๊อกสินค้า | เปลี่ยนเรื่องยากให้ง่ายขึ้น ด้วยโปรแกรมอัตโนมัติ ไม่ง้อ Excel

เมื่อนึกถึงการทำ สต๊อกสินค้า ร้านค้าต่างๆคงค้นหา สต๊อกสินค้า excel ง่ายๆ มาใช้งาน แต่เจ้า excel เนี่ย คุณก็ต้องใส่ข้อมูลด้วยมืออยู่ดี ดังนั้น การหันมาใช้ ระบบสต๊อกสินค้า แบบอัตโนมัติ จึงเป็นสิ่งที่ร้านค้าปัจจุบันหันมาใช้งานมากขึ้น เพราะประหยัดเวลา และ ลดความผิดพลาดจากการบันทึกด้วยมือได้

ถ้าคุณจะขายของ การทำระบบ สต๊อกสินค้า สำคัญที่สุด

ก่อนที่เราจะไปดูว่าจะเลือก excel สต๊อกสินค้า หรือ โปรแกรมสต๊อกสินค้า ผมว่า เรามีทำความเข้าใจก่อนว่า ทำไมเราต้องทำ ระบบสต๊อกสินค้า กันด้วย? ทั้งๆ ที่หลายๆร้าน โดยเฉพาะร้านโชว์ห่วยในต่างจังหวัด นางจดมือว่าวันนี้ขายอะไรได้เท่าไหร่เพื่อคำนวณยอดขาย แล้วก็นับสต๊อกตอนสิ้นวัน ถ้าของใกล้หมดก็สั่งเพิ่ม แค่นั้น แต่เอาจริงๆ คุณไม่อยากรู้หรือครับว่า

1. กำไรรวมของสินค้านั้นๆเป็นเท่าไหร่
2. สินค้าแต่ละตัวเหลือกี่ชิ้นโดยไม่ต้องนับมือ
3. สินค้าตัวไหนขายได้เยอะที่สุดในช่วงเวลาต่างๆ
4. สินค้าตัวไหนใกล้หมด แล้วควรสั่งเพิ่มจำนวนเท่าไหร่

แน่นอนว่า คำถามเบื้องต้นคือสิ่งที่ร้านค้าต้องรู้ ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าปลีก เช่น ร้านเสื้อผ้า ร้านเครื่องสำอาง หรือ ยิ่งเป็นร้านอาหาร คุณก็ต้องรู้ว่าวัตถุดิบชนิดไหนใช้เยอะแค่ไหน เหลือเท่าไหร่ เพราะสต๊อกร้านอาหารเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก เพราะ วัตถุดิบสามารถหมดอายุ หรือ เสียได้

สต๊อกสินค้า คืออะไร

ตรงตัวมากเว่อร์ สต๊อกสินค้า มันคือ คลังสินค้า ง่ายไปยิ่งกว่านั้น คือ สินค้าที่ยังไม่ได้ขายออกไปนั่นน่ะ มันเหลือเท่าไหร่ โดยเจ้าสต๊อกสินค้า มันสามารถแบ่งรายละเอียดย่อยๆได้นะครับ ดังนี้

1. วัตถุดิบ (Raw Materials)
2. สินค้าระหว่างผลิต (Good in Process)
3. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)

โดยที่ร้านค้าแต่ละร้าน อาจจะไม่ได้มีครบทุกประเภทนะครับ เช่น ถ้าคุณรับเสื้อผ้าสำเร็จรูปมาขาย สต๊อกของคุณก็อาจจะมีแค่ สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) ก็ไม่แปลกนะครับ แล้วแต่ร้านเนอะ ถ้าเป็นร้านอาหารก็อาจจะให้ความสำคัญให้มากขึ้นหน่อยกับ วัตถุดิบ (Raw Materials) ครับผม

ระบบสต๊อกสินค้า คืออะไร

การจัดทำระบบสต๊อกสินค้า ไม่ว่าจะใช้โปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรมออนไลน์ หรือแม้แต่ Excel ผลลัพธ์ที่ต้องการจริงๆมันเหมือนกันครับ ก็คือเพื่อให้มีสินค้าในคลังให้เพียงพอต่อการขาย และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดภาวะไม่มีสินค้าขาย หรือ สินค้าเหลือเยอะเกินไป จนตกค้างในสต๊อกจนหมดอายุหรือเสื่อมสภาพ

ระบบสต๊อกสินค้า ใน Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : ทางเลือกของคนไม่มีงบ

วิธีแรกในการทำระบบสต๊อกสินค้า ผมว่าร้านค้าที่เปิดร้านแรกๆ มักจะเลือกวิธีนี้ นั่นคือการใช้ Excel ในการบันทึกสินค้าในคลัง ซึ่งเป็นวิธีที่ไม่มีค่าใช้จ่าย แค่คุณมีคอมพิวเตอร์ที่ลงโปรแกรม Microsoft Excel

ข้อดีของการใช้ Excel จัดการ Stock

• การทำสต๊อกสินค้าด้วย Excel มันฟรี ! ถ้าคุณพึ่งเปิดร้าน โดยยังไม่กล้าลงทุนกับโปรแกรมอัตโนมัติ Excel อาจเป็นทางเลือกที่ดี
• เนื่องจาก Excel ต้องทำแบบ Manual ดังนั้น คุณสามารถเพิ่ม Formula (สูตร) อะไรก็ได้ที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับคลังของคุณ
• ถ้าคุณทำมันใน Google Sheet มันสามารถแชร์ได้ง่ายมากครับ

ข้อเสียของการใช้ Excel จัดการ Stock

• เสียเวลามาก ยิ่งถ้าคนไม่เคยใช้ Excel มาก่อน การมานั่งผูกสูตรจะเป็นเรื่องยากมาก ดังนั้น หากคุณต้องการจัดการมันด้วย Excel คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีแรงงานคนที่มีเวลามากพอมาทำข้อมูลตรงนี้
• คนที่มาลงข้อมูล ต้องมีความแม่นยำสูงมาก เพราะเป็นการลงข้อมูลใน Excel ด้วยมือ หรือ Manual และการผูกสูตรใน Excel ค่อนข้างซับซ้อน หากไม่แม่นยำพอ จำนวนอาจจะไม่ตรงได้ และถ้าเป็นเช่นนั้น อาจจะเกิดผลเสียต่อคลังสินค้าของคุณมากกว่าข้อดี
• ไม่สามารถใส่รูปลงไปประกอบสินค้าในคลังได้ เพราะมันเป็น Excel ครับ มันออกแบบมาให้เหมาะแค่กับการใส่เลข
• ถ้าคุณมีหลายสาขา และต้องการใช้ Stock เดียวกันใน Excel อันนี้ยากมาก หันไปใช้ ระบบสต๊อกออนไลน์ เถอะครับ

ไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง ทำอย่างไร

จริงๆ ผมอยากเขียนเองเลย แต่ไม่อยาก Take Credit ของเว็บที่ผมใช้ศึกษาความรู้ด้าน Excel ครับ ดังนั้นผมให้แหล่งข้อมูลของผมกับผู้อ่านแทนแล้วกันนะครับ แอบส่วนตัวนิดนึง ไม่ใช่แค่เรื่อง Excel จัดการสต๊อกนะครับ แต่หากคุณจะหาข้อมูลเรื่อง Excel ผมแอบแนะนำเว็บนี้เลยครับ เทพเอ็กเซล หรือ Thep Excel นางครบเครื่องเรื่อง Excel จริงๆ

โดยถ้าเป็นเรื่อง การจัดการ Stock ด้วย Excel ทาง thepexcel เขียนไว้เป็น Series เลยครับ 3 ตอนด้วยกัน ดังนี้ครับ

• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 1 ง่ายสุดๆ
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v1
• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v2
• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 3 ระบุช่วงเวลา
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v3

เอาตรงๆเลยนะครับ ขนาดผมค่อนข้างถนัด Excel ก็ยังแอบคิด การว่าจัดการ Stock เนี้ย ค่อนข้างยาก และต้องใช้เวลามากๆเลย แต่ถ้าคุณชอบ Excel, มีความละเอียดรอบคอบ, และ มีเวลามากพอ ผมแนะนำให้ใช้ Excel ครับ เพราะมันไม่มีค่าใช้จ่ายอะไรเลยครับ

การจัดการคลังสินค้าด้วย โปรแกรมสต๊อกสินค้า หรือ ระบบสต๊อกสินค้าออนไลน์

หาก Excel มันยากและเปลืองเวลามากไป ผมแนะนำนี่เลยครับ โปรแกรมสต๊อกสินค้า แบบอัตโนมัติ

• ไม่เปลืองเวลา ไม่ต้องจ้างแรงงานคน และที่สำคัญ เนื่องจากทำงานด้วยระบบ ดังนั้น ความถูกต้อง และความแม่นยำต้องมีมากกว่า
• โปรแกรมสต๊อกสินค้า สามารถทำงานร่วมกับ ที่ยิงบาร์โค้ด ได้ ดังนั้น ไม่ต้องใส่ข้อมูลเข้าไปด้วยมือทุกครั้ง ยิงที่บาร์โค้ด ระบบบันทุกสินค้าทันที
• ใส่รูปประกอบสินค้าได้ ไม่ต้องมานั่งงงว่า สินค้าตัวไหน หน้าตาเป็นอย่างไร
• ง่ายกว่า เพราะระบบส่วนมากออกแบบมาให้ใช้งานง่าย

จะซื้อ โปรแกรมสต๊อกสินค้า ต้องดูอะไรบ้าง

ร้อยละ 90 ของโปรแกรมสต๊อกสินค้ามันไม่ฟรีครับ ดังนั้น ถ้าเราต้องเสียเงิน เราต้องดูก่อนว่าโปรแกรมที่เราจะซื้อ มันทำได้ครบทุกอย่างหรือเปล่า แล้วคำว่า “ทุกอย่าง” มันมีอะไรบ้าง มาดูกัน

1. ระบบต้องทำงานออนไลน์ เช็คข้อมูลบนมือถือได้ คุณจะได้สามารถดูข้อมูลคลังสินค้าของร้านคุของคุณ ที่ไหนก็ได้ ตอนไหนก็ได้ แม้คุณไม่ได้อยู่ร้าน
2. มีระบบแจ้งเตือนสต็อกใกล้หมด คุณจะได้ไม่ลืมการสั่งซื้อสินค้า
3. รายงานสินค้าขายดีได้ คุณจะได้วางแผนได้ว่า สินค้าตัวไหนควรนำมาจัดโปรโมชั่น หรือ สั่งซื้อเยอะเป็นพิเศษ
4. ต้องสามารถบันทึกซัพพลายเออร์ได้ เราจะได้ทราบว่า สินค้าล๊อตไหน ซื้อมาจากซัพพลายเออร์ใด ราคาเท่าไหร่ ในอนาคต เราจะได้เปรียบเทียบราคาและความคุ้มค่าของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าได้
5. หากคุณขายของออนไลน์ โปรแกรมที่คุณเลือกใช้ ต้องสามารถจัดการสต๊อกบนเว็บไซต์ของคุณได้ด้วย
6. หากคุณเป็นร้านอาหาร คุณต้องเลือก โปรแกรมสต๊อกสินค้า ที่สามารถ ผูกสูตร ตัดสต๊อกได้ เช่น หากคุณขายชานมไข่มุก 1 แก้ว ระบบควรตัดสต๊อกให้คุณได้ว่า ใช้ชาไปกี่ มล. และ ใช้ไข่มุกไปกี่กรัม แบบอัตโนมัติ
7. Interface สวยงาม และ ต้องใช้งานง่าย เพราะถ้าซื้อระบบแล้วใช้งานยาก ก็กลับไปหา Excel เถอะครับ

โปรแกรมสต๊อกสินค้า แบบดีดี หาซื้อได้ที่ไหน

เวลาเราหาซื้อโปรแกรมทำสต๊อกสินค้า ที่ไหนดี เราต้องหาระบบที่เข้าใจร้านค้าจริงๆครับ และโดยส่วนมาก โปรแกรมสต๊อกสินค้าที่ดี มันจะอยู่ใน ระบบ POS ครับ 

ถ้าใครยังไม่รู้ว่า ระบบ POS หรือ ระบบจัดการร้านค้าคืออะไร คลิกที่นี่ครับ >> ระบบ POS <<

ทำไมต้องให้ โปรแกรมสต๊อกสินค้า ในระบบ POS

1. เพราะคุณสามารถจัดการสต๊อกได้ทันที แบบ Real Time ตั้งแต่ลูกค้าจ่ายเงิน ระบบ POS จะดึงข้อมูลการจ่ายเงินหน้าร้าน ไปตัดสต๊อกได้เลยทันทีแบบอัตโนมัติ พร้อมคำนวนกำไรให้คุณได้ทันที
2. หากคุณต้องการทำโปรโมชั่นหน้าร้าน ระบบ POS จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับสต๊อกสินค้าของคุณ ว่าโปรโมชั่นไหนดี หรือ บางร้านอาจจะดูรายงานสินค้าที่ขายใน POS ว่าค้าตัวไหนเหลือเยอะ แล้วนำมาจัดโปรโมชั่นลดราคาก็ได้ ซึ่งการปรับราคาที่ POS จะเชื่อมต่อกับคลังสินค้าเพื่อคำนวนยอดขายและกำไรทันที
3. การผูกราคาสินค้า และ จำนวนสินค้าคงคลัง ระหว่างหน้าร้านและเว็บไซต์ขายของออนไลน์ มีความแม่นยำมากขึ้น เพราะทุกอย่าง ทำในระบบเดียว ไม่ต้องแยกระบบให้เปลืองเวลาและเปลืองเงิน

ทำไมทั้งร้านค้าและร้านอาหารควรใช้ โปรแกรมร้านค้า หรือ ระบบ POS

1. ประหยัดเวลา : ไม่ต้องเสียเวลามานับสต๊อก หรือ เช็คยอดขาย ระบบคำนวนให้เสร็จ
2. ประหยัดเงิน : ลดจำนวนพนักงาน ในการจัดการร้าน ทั้งเช็คสต๊อก และ คิดเงินหน้าร้าน
3. ตัวเลขที่แม่นยำ : ไม่ว่าจะเป็นการคิดเงินหน้าร้าน การคำนวนกำไร-ขาดทุน รายงานสินค้าขายดี ระบบ POS คำนวนให้เลยด้วยระบบ ไม่ต้องกดเครื่องคิดเลข ไม่ต้องผูกสูตรใน Excel

ทั้งหมดนี้ ก็เป็นเรื่องการจัดการ สต๊อกสินค้า ที่ผมรวบรวมมาให้ครับผม แต่ไม่ว่าคุณจะเลือก การจัดการสต๊อกสินค้าด้วย Excel หรือ การใช้โปรแกรมสต๊อกสินค้าแบบอัติโนมัติ ข้อสำคัญคือความต้องการในการใช้งาน และงบประมาณ ครับ แต่ละวิธีมีข้อดีข้อเสียต่างกันไปครับ แต่! ถ้าร้านคุณต้องใช้ระบบ POS เพื่อคิดเงินหน้าร้านอยู่แล้ว ก็ลืมเรื่องทั้งหมดไปได้เลยครับ เราไปหาระบบ POS ดีดีที่สามารถจัดการสต๊อกได้ไปในตัว จะเป็นคำตอบที่คุ้มค่าที่สุดครับ