จัดการทำสต็อกสินค้าง่ายๆ
ด้วย ระบบ POS ไม่ต้องง้อ Excel

เมื่อนึกถึงการทำ สต็อกสินค้า ร้านค้าต่างๆคงค้นหา วิธีจัดการสต็อกสินค้าง่ายๆด้วย excel มาใช้งาน แต่ถึงจะใช้ excel สุดท้ายคุณก็ต้องมาใส่ข้อมูลด้วยมือเองอยู่ดี ดังนั้น การหันมาใช้ ระบบสต็อกสินค้าแบบอัตโนมัติ หรือ ระบบ POS จึงเป็นสิ่งที่ร้านค้าปัจจุบันหันมาใช้งานมากขึ้น เพราะประหยัดเวลา และ ลดความผิดพลาดจากการบันทึกด้วยมือได้

จะเปิดร้านแต่ไม่รู้สต็อก ร้านไม่เจ๊งก็โดนโกง

ก่อนที่เราจะไปดูว่าจะเลือก excel ในการทำสต็อกสินค้า หรือ จะใช้โปรแกรมสต็อกสินค้า เราต้องมีทำความเข้าใจก่อนว่า ทำไมเราต้องทำระบบสต็อกสินค้าด้วย? ทั้งๆ ที่หลายๆร้าน โดยเฉพาะร้านโชว์ห่วยในต่างจังหวัด ยังจดมือว่าวันนี้ขายอะไรได้เท่าไหร่เพื่อคำนวณยอดขาย แล้วก็นับสต็อกตอนสิ้นวัน ถ้าของใกล้หมดก็สั่งเพิ่ม แค่นั้น แต่เอาจริงๆ คุณไม่อยากรู้หรือว่า

1. กำไรรวมของสินค้านั้นๆเป็นเท่าไหร่

2. สินค้าแต่ละตัวเหลือกี่ชิ้นโดยไม่ต้องนับมือ

3. สินค้าตัวไหนขายได้เยอะที่สุดในช่วงเวลาต่างๆ

4. สินค้าตัวไหนใกล้หมด แล้วควรสั่งเพิ่มจำนวนเท่าไหร่

นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่รู้สต็อกสินค้าที่แน่นอน คุณจะมั่นใจได้ยังไงว่าสิ่งที่คุณลงทุนลงแรงไปไม่โดนโกง สินค้าไม่หาย ทั้งหมดที่กล่าวมาถือได้ว่าเป็นสิ่งที่คุณในฐานะเจ้าของธุรกิจควรจะต้องรู้ ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าปลีก เช่น ร้านเสื้อผ้า ร้านเครื่องสำอางค์ หรือ ยิ่งเป็นร้านอาหาร คุณก็ควรต้องรู้ว่าวัตถุดิบชนิดไหนใช้เยอะแค่ไหน เหลือเท่าไหร่ เพราะสต็อกร้านอาหารเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก เพราะ วัตถุดิบสามารถหมดอายุ หรือ เสียได้

สต็อกสินค้า คืออะไร

สต็อกสินค้า มันคือ คลังสินค้า หรือเข้าใจง่ายๆว่า จำนวนสินค้าที่ยังไม่ได้ขายออกไปและยังเหลืออยู่ โดยสต็อกสินค้า สามารถแบ่งรายละเอียดย่อยๆได้ ดังนี้

1. วัตถุดิบ (Raw Materials)

2. สินค้าระหว่างผลิต (Good in Process)

3. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)

แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกร้านจะมีครบทุกประเภท เช่น ถ้าคุณรับเสื้อผ้าสำเร็จรูปมาขาย สต็อกของคุณก็อาจจะมีแค่ สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) ก็ถือว่าปกติ แต่ถ้าเป็นร้านอาหารก็อาจจะให้ความสำคัญให้มากขึ้นหน่อยกับ วัตถุดิบ (Raw Materials) เป็นต้น

ระบบสต็อกสินค้า คืออะไร

การจัดทำระบบสต็อกสินค้า ไม่ว่าจะใช้โปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรมออนไลน์ หรือแม้แต่ Excel ผลลัพธ์ที่ต้องการจริงๆมันเหมือนกัน คือ เพื่อให้มีสินค้าในคลังเพียงพอต่อการขาย และ ป้องกันไม่ให้เกิดภาวะไม่มีสินค้าขาย หรือ สินค้าเหลือเยอะเกินไป จนตกค้างในสต็อกจนหมดอายุหรือเสื่อมสภาพ ส่วนข้อดีนอกเหนือจากที่กล่างมานั้นก็คือ การป้องกันการทุจริตของพนักงาน หรือ คนในร้าน

คนงบน้อย: ให้ Excel จัดการระบบสต็อกสินค้า

วิธีแรกสำหรับร้านค้าที่เพิ่งเปิดร้านใหม่ๆ ใช้ในการทำระบบสต็อกสินค้า คือ การใช้ Excel ในการบันทึกสินค้าในคลัง ซึ่งเป็นวิธีที่ไม่มีค่าใช้จ่าย แค่คุณมีคอมพิวเตอร์ที่ลงโปรแกรม Microsoft Excel

ข้อดีของการใช้ Excel จัดการสต็อกสินค้า

• • การทำสต็อกสินค้าด้วย Excel มันฟรี ! ถ้าคุณพึ่งเปิดร้าน และยังไม่กล้าลงทุนกับโปรแกรมจัดการสต็อกสินค้าอัตโนมัติ Excel อาจเป็นทางเลือกที่ดี

  • เนื่องจาก Excel ต้องทำแบบ Manual ดังนั้น คุณสามารถเพิ่ม Formula (สูตร) เกี่ยวกับสิ่งที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับคลังสต็อกสินค้าของคุณ

  • ถ้าคุณทำระบบสต็อกสินค้าใน Google Sheet มันสามารถแชร์ได้ง่าย

ข้อเสียของการใช้ Excel จัดการสต็อกสินค้า

• • เสียเวลามาก ยิ่งถ้าคนไม่เคยใช้ Excel มาก่อน การมานั่งผูกสูตรจะเป็นเรื่องยากมาก ดังนั้น หากคุณต้องการจัดการสต็อกด้วย Excel คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีแรงงานคนที่มีเวลามากพอมาทำข้อมูลตรงนี้

  • คนที่มาลงข้อมูล ต้องมีความแม่นยำสูงมาก เพราะเป็นการลงข้อมูลใน Excel ด้วยมือ หรือ Manual และการผูกสูตรใน Excel ค่อนข้างซับซ้อน หากไม่แม่นยำพอ จำนวนอาจจะไม่ตรงได้ และถ้าเป็นเช่นนั้น อาจจะเกิดผลเสียต่อคลังสินค้าของคุณมากกว่าข้อดี

  • ไม่สามารถใส่รูปลงไปประกอบสินค้าในคลังได้ เพราะมันเป็น Excel ครับ มันออกแบบมาให้เหมาะแค่กับการใส่เลข

  • ถ้าคุณมีหลายสาขา และต้องการใช้ Stock เดียวกันใน Excel อันนี้ยากมาก เพราะอาจมีการลงข้อมูลซ้ำ ลงข้อมูลพร้อมกัน ทำให้ตัวเลขไม่ตรง ดังนั้นแนะนำว่าให้ใช้ระบบสต็อกออนไลน์ดีกว่า

ไฟล์ Excel บริหารสต็อกสินค้า ทำอย่างไร

ต้องบอกว่าถ้าให้ค่อยๆจัดการเขียนสูตรเองตั้งแต่แรกอาจจะเป็นเรื่องที่ยากมากๆ แต่วันนี้เราจะแนะนำเว็บที่สอนการบริหารสต็อกสินค้า และ เป็นเว็บที่สอนเกี่ยวกับ Excel ซึ่งก็คือ Thep Excel สำหรับเรื่องการจัดการสต็อก Thep Excel ได้เขียนไว้ทั้งหมด 3 บทความด้วยกัน

• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 1 ง่ายสุดๆ
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v1
• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v2
• สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 3 ระบุช่วงเวลา
  https://www.thepexcel.com/excel-stock-inventory-v3

ต้องบอกตรงๆ ถึงแม้ว่าจะถนัด Excel แต่การที่ต้องจัดการสต็อกก็ค่อนข้างยากและใช้เวลานานมากๆ แต่ถ้าคุณชอบ Excel มีความละเอียดรอบคอบ และ มีเวลามากพอ การใช้ Excel ก็ถือว่าเป็นข้อดีเพราะมันไม่มีค่าใช้จ่ายอะไร

สินค้าเยอะ มีหลายสาขา จัดการคลังสินค้าด้วยโปรแกรมสต็อกสินค้า

ถ้า Excel มันยากและเปลืองเวลามากไป หรือ สินค้ามีจำนวนมาก ร้านมีหลายสาขาแต่ต้องใช้สต็อกสินค้าเดียวกัน ก็แนะนำว่าใช้เป็น โปรแกรมสต็อกสินค้าจะดีกว่า

• ไม่เปลืองเวลา ไม่ต้องจ้างแรงงานคน และที่สำคัญ เนื่องจากทำงานด้วยระบบ ดังนั้น ความถูกต้อง และความแม่นยำต้องมีมากกว่า
• โปรแกรมสต็อกสินค้า สามารถทำงานร่วมกับ ที่ยิงบาร์โค้ด ได้ ดังนั้น ไม่ต้องใส่ข้อมูลเข้าไปด้วยมือทุกครั้ง ยิงที่บาร์โค้ด ระบบบันทุกสินค้าทันที
• ใส่รูปประกอบสินค้าได้ ไม่ต้องมานั่งงงว่า สินค้าตัวไหน หน้าตาเป็นอย่างไร
• ง่ายกว่า เพราะระบบส่วนมากออกแบบมาให้ใช้งานง่าย
• สามารถใช้งานพร้อมกันหลายสาขาได้

จะซื้อ โปรแกรมสต็อกสินค้า ต้องดูอะไรบ้าง

เพราะร้อยละ 90 ของโปรแกรมสต็อกสินค้ามันไม่ฟรี ดังนั้น ถ้าเราต้องเสียเงิน เราต้องดูก่อนว่าโปรแกรมที่เราจะซื้อ มันทำได้ครบทุกอย่างหรือเปล่า แล้วคำว่า “ทุกอย่าง” มันมีอะไรบ้าง มาดูกัน

1. 1. ระบบต้องทำงานออนไลน์ เช็คข้อมูลบนมือถือได้ คุณจะได้สามารถดูข้อมูลคลังสินค้าของร้านของคุณ ที่ไหนก็ได้ ตอนไหนก็ได้ แม้คุณไม่ได้อยู่ร้าน

   2. มีระบบแจ้งเตือนสต็อกใกล้หมด คุณจะได้ไม่ลืมการสั่งซื้อสินค้า

   3. รายงานสินค้าขายดีได้ คุณจะได้วางแผนได้ว่า สินค้าตัวไหนควรนำมาจัดโปรโมชั่น หรือ สั่งซื้อเยอะเป็นพิเศษ

   4. ต้องสามารถบันทึกซัพพลายเออร์ได้ เราจะได้ทราบว่า สินค้าล็อตไหน ซื้อมาจากซัพพลายเออร์ใด ราคาเท่าไหร่ ในอนาคต เราจะได้เปรียบเทียบราคาและความคุ้มค่าของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าได้

   5. หากคุณขายของออนไลน์ โปรแกรมที่คุณเลือกใช้ ต้องสามารถจัดการสต็อกบนเว็บไซต์ของคุณได้ด้วย

   6. หากคุณเป็นร้านอาหาร คุณต้องเลือก โปรแกรมสต็อกสินค้า ที่สามารถ ผูกสูตร ตัดสต็อกได้ เช่น หากคุณขายชานมไข่มุก 1 แก้ว ระบบควรตัดสต็อกให้คุณได้ว่า ใช้ชาไปกี่ มล. และ ใช้ไข่มุกไปกี่กรัม แบบอัตโนมัติ

   7. Interface สวยงาม และ ต้องใช้งานง่าย เพราะถ้าซื้อระบบแล้วใช้งานยาก กลับไปใช้ Excel อาจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

โปรแกรมสต็อกสินค้า แบบดีดี หาซื้อได้ที่ไหน

     เวลาเราหาซื้อโปรแกรมทำสต็อกสินค้า ที่ไหนดี เราต้องหาระบบที่เข้าใจร้านค้าจริงๆ และโดยส่วนมาก 
โปรแกรมสต็อกสินค้าที่ดี มันจะอยู่ใน ระบบ POS 

ถ้าใครยังไม่รู้ว่า ระบบ POS หรือ ระบบจัดการร้านค้าคืออะไร คลิกที่นี่ >> ระบบ POS <<

ทำไมต้องใช้ โปรแกรมสต็อกสินค้า ในระบบ POS

1. เพราะคุณสามารถจัดการสต็อกได้ทันที แบบ Real Time ตั้งแต่ลูกค้าจ่ายเงิน ระบบ POS จะดึงข้อมูลการจ่ายเงินหน้าร้าน ไปตัดสต็อกได้เลยทันทีแบบอัตโนมัติ พร้อมคำนวนกำไรให้คุณได้ทันที
2. หากคุณต้องการทำโปรโมชั่นหน้าร้าน ระบบ POS จะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับสต็อกสินค้าของคุณ ว่าโปรโมชั่นไหนดี หรือ บางร้านอาจจะดูรายงานสินค้าที่ขายใน POS ว่าค้าตัวไหนเหลือเยอะ แล้วนำมาจัดโปรโมชั่นลดราคาก็ได้ ซึ่งการปรับราคาที่ POS จะเชื่อมต่อกับคลังสินค้าเพื่อคำนวนยอดขายและกำไรทันที
3. การผูกราคาสินค้า และ จำนวนสินค้าคงคลัง ระหว่างหน้าร้านและเว็บไซต์ขายของออนไลน์ มีความแม่นยำมากขึ้น เพราะทุกอย่าง ทำในระบบเดียว ไม่ต้องแยกระบบให้เปลืองเวลาและเปลืองเงิน

ทำไมร้านต่างๆถึงควรใช้ระบบ POS

1. ประหยัดเวลา : ไม่ต้องเสียเวลามานับสต็อก หรือ เช็คยอดขาย ระบบคำนวนให้เสร็จ
2. ประหยัดเงิน : ลดจำนวนพนักงาน ในการจัดการร้าน ทั้งเช็คสต็อก และ คิดเงินหน้าร้าน
3. ตัวเลขที่แม่นยำ : ไม่ว่าจะเป็นการคิดเงินหน้าร้าน การคำนวนกำไร-ขาดทุน รายงานสินค้าขายดี ระบบ POS คำนวนให้เลยด้วยระบบ ไม่ต้องกดเครื่องคิดเลข ไม่ต้องผูกสูตรใน Excel

ทั้งหมดนี้ ก็เป็นเรื่องการจัดการ สต็อกสินค้า ที่เจ้าของร้านค้าควรจะรู้ แต่ไม่ว่าคุณจะเลือก การจัดการสต็อกสินค้าด้วย Excel หรือ การใช้โปรแกรมสต็อกสินค้าแบบอัตโนมัติ ข้อสำคัญคือความต้องการในการใช้งาน และงบประมาณ ครับ แต่ละวิธีมีข้อดีข้อเสียต่างกันไป แต่! ถ้าร้านคุณต้องใช้ระบบ POS เพื่อคิดเงินหน้าร้านอยู่แล้ว ก็แนะนำว่าควรหาระบบ POS ที่สามารถจัดการสต็อกได้ในตัวจะเป็นคำตอบที่คุ้มค่าที่สุด