ระบบ POS คืออะไร สำคัญกับร้านค้าอย่างไร? รู้แล้วต้องร้องว้าว!

คุณเคยได้ยินอะไรเกี่ยวกับระบบ POS กันบ้างหรือเปล่า?

รู้ไหมว่าจริง ๆ แล้วระบบ POS คืออะไรและดียังไง?

ทำไมเจ้าของร้านค้าและร้านอาหารถึงเริ่มหันมาใช้กันเรื่อย ๆ ? 

เราเชื่อว่าพ่อค้าแม่ค้าและผู้ประกอบการทั้งหลายต้องเคยเห็นเจ้าระบบ POS นี้กันบ่อย ๆ แน่นอน เพราะที่จริงระบบนี้ก็คือ ระบบขายหน้าร้าน หรือ เครื่องคิดเงิน ที่คุณเห็นตามห้าง ร้านค้า และร้านอาหารต่าง ๆ ยังไงล่ะ แต่! . . . เราขอบอกก่อนว่า เจ้าระบบนี้ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเงินธรรมดา ๆ เท่านั้น เพราะมีฟีเจอร์ทรงประสิทธิภาพที่ครอบคลุมทุกการใช้งาน

ส่วนระบบ POS ที่ว่านี้คืออะไรกันแน่และทำอะไรได้บ้าง? วันนี้สโตร์ฮับของเราจะพามาทำความรู้จักกันอย่างละเอียด เผื่อผู้ประกอบการท่านไหนที่กำลังลังเลว่าจะใช้ระบบนี้ดีหรือเปล่า จะได้ตัดสินใจง่ายขึ้น ถ้าพร้อมแล้วไปดูกันเลยดีกว่า!

ระบบ POS คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

ระบบ POS คือ ระบบขายหน้าร้าน ย่อมาจาก Point of Sale System เรียกกันสั้น ๆ ว่า “POS” หากจะพูดง่าย ๆ ก็คือ ตัวเครื่องที่ตั้งอยู่ตรงบริเวณแคชเชียร์และต่อพ่วงกับเครื่องสแกนบาร์โค้ดนั่นเอง ซึ่งในสมัยก่อนเรามักจะเห็นกันแค่เครื่องคิดเงินธรรมดาๆ ที่บอกเพียงยอดขายเท่านั้น แล้วก็ไม่ตอบโจทย์การใช้งานสำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของร้านค้าสักเท่าไหร่

ต่อมาเครื่องคิดเงินสินค้าเหล่านี้ก็ได้ถูกพัฒนาใส่โปรแกรมลงไปจนกลายเป็นเครื่องคิดเงินสุดล้ำที่เรารู้จักกันดีในชื่อของ “ระบบ POS” ในปัจจุบัน และเมื่อระบบนี้อยู่ในอุปกรณ์อื่น เราก็จะเรียกมันว่า “เครื่อง POS”, “เครื่องคิดเงิน POS”, “โปรแกรม POS” หรือแม้กระทั่ง “อุปกรณ์ POS”

เครื่อง POS ทำอะไรได้บ้าง?

เครื่อง POS ก็คือ อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่มาในรูปแบบของ iPad POS หรือ Android POS พร้อมซอฟต์แวร์ที่เป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน สามารถบันทึกข้อมูลการซื้อ-ขายและออเดอร์ของลูกค้าไว้ได้อย่างละเอียด 

ส่วนในเรื่องความสามารถของระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้ก็ไม่ธรรมดา เพราะทำได้ทั้ง

• เก็บข้อมูลการขาย
• บันทึกค่าใช้จ่าย
• นับสต๊อกสินค้า
• มีระบบสมาชิก
• ตรวจสอบยอดขาย
• ระบุสินค้าขายดีและไม่ดี
• เรียกดูยอดขายร้านได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ระบบ POS ยังเช็คได้ด้วยว่ายอดขายในระบบตรงกับเงินในลิ้นชักหรือไม่  ซึ่งตรงนี้ช่วยตัดปัญหาพนักงานจอมโกงได้อย่างดี ระบบ POS จึงถือเป็นโปรแกรมขายหน้าร้านที่ลดภาระของเจ้าของร้านได้ดีมาก ๆ เมื่อมีระบบ POS ที่ดีจึงช่วยให้ผู้ประกอบการเช่นคุณบริหารร้านได้คล่องขึ้นนั่นเอง

ตัวอย่าง :

• ถ้าเป็น POS ร้านอาหาร ระบบจะตัดสต๊อกวัตถุดิบสินค้าโดยอัตโนมัติ เมื่อลูกค้าจ่ายเงิน เจ้าของธุรกิจจึงเช็คได้หมดเลยว่าใช้วัตถุดิบไปเท่าไหร่แล้วบ้าง ยอดขายกี่บาท และตรงกับเงินในลิ้นชักหรือเปล่า
• หากเป็นธุรกิจค้าปลีก ก็มีระบบ POS ร้านค้าปลีกเช่นกัน เช่น การขายเสื้อผ้า ระบบจะตัดสินค้าในสต๊อกทันทีหลังการขาย คุณจะรู้หมดว่าขายไซส์ไหน, สีอะไร, ขายไปกี่ตัว, ยอดขายทั้งหมดเท่าไร หรือแม้แต่เช็คกำไรที่ได้ นั่นก็เพราะว่าเจ้าระบบ POS นี้สามารถรายงานการขายและบอกได้ทุกความเคลื่อนไหวในร้าน 

เพราะบอกข้อมูลได้ละเอียดขนาดนี้ โปรแกรม POS จึงเป็นฮีโร่ที่ช่วยประหยัดแรงและเวลาสำหรับผู้ประกอบการร้านอาหารและร้านค้าทั่วไปได้เป็นอย่างดี!

ระบบ POS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง? 

หากจะถามว่าส่วนประกอบของระบบ POS หรือโปรแกรม POS มีอะไรบ้าง เราก็สามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ ส่วนของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ ซึ่งแต่ละส่วนก็จะแตกต่างกัน ดังนี้ :-

1. ส่วนของโปรแกรม POS หรือ ซอฟต์แวร์ (Software)

ซอฟต์แวร์ หรือ ส่วนของโปรแกรม ถือว่าเป็นหัวใจหลักของระบบ POS เลยก็ว่าได้ เพราะส่วนนี้มีหน้าที่เก็บข้อมูลร้านเป็นหลัก เช่น

• ข้อมูลการขาย
• ข้อมูลสต๊อกสินค้า
• ข้อมูลสมาชิก
• ยอดซื้อสะสม

นอกจากนี้ก็จะเช็คได้หมดเลยว่าลูกค้าประจำที่มาทานอาหารร้านบ่อย ๆ ชอบกินเมนูไหนที่สุด หรือว่าสินค้าไหนขายดี-ขายไม่ดี และข้อมูลทั้งหมดทั้งมวลที่ว่านี้มักจะถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์ ให้เจ้าของร้านเช่นคุณเข้าถึงและเช็คข้อมูลสำคัญของร้านได้ทุกเมื่อตามต้องการ

2. ส่วนของอุปกรณ์เครื่อง POS (Hardware)

อุปกรณ์ POS ครอบคลุมไปทั้งตัวเครื่องที่ใส่โปรแกรมและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ทำงานร่วมกันในขั้นตอนการขาย ประกอบไปด้วย

• คอมพิวเตอร์ เป็นตัวประมวลผลข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับโปรแกรม POS (แบบเก่า) และต้องใช้คู่กับจอภาพ
• จอภาพ มีไว้เพื่อแสดงการทำงานของโปรแกรม บางร้านเป็นจอ LCD แต่บางร้านมีงบเยอะหน่อยก็จัดแบบ Touch Screen กันไปเลย
• iPad ระบบ POS ที่ทันสมัยขึ้นมาจะสามารถใช้งานได้บนไอแพด เป็นที่รู้จักในชื่อของ iPad POS ข้อดีคือ เป็นหน้าจอ Touch Screen ดีไซน์สวยงาม น้ำหนักเบา พกพาสะดวก เคลื่อนย้ายได้ง่าย และประหยัดพื้นที่ภายในร้าน
• แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์ Android มีลักษณะการใช้งานคล้ายกับ iPad เรียกว่า Android POS มักจะมีขนาดใหญ่กว่า iPad POS บางรุ่นมี 2 หน้าจอและมีเครื่องพิมพ์ใบเสร็จในตัว
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ใช้ในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า มีทั้งแบบความร้อนและหัวเข็ม
• เครื่องสแกนบาร์โค้ด เป็นแบบเลเซอร์เพื่อไว้อ่านรหัสบาร์โค้ดของสินค้าหรือรหัสแท่ง
• ลิ้นชักเก็บเงิน ไว้เก็บเงินและทอนเงินให้กับลูกค้า ซึ่งในส่วนนี้มันจะถูกลิงค์เข้ากับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
• จอแสดงราคา จะโชว์ราคาและยอดเงินทอนให้ลูกค้าได้เห็นกัน

แต่ถ้าถามว่าจำเป็นต้องใช้หมดทั้ง 8 ตัวนี้เลยหรือเปล่า ขอบอกเลยว่าไม่จำเป็น เพราะอุปกรณ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละธุรกิจ เช่น ร้านอาหาร ก็อาจจะไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด และหากคุณใช้ระบบ POS บน iPad คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์หรือจอภาพอีกต่อไป เพราะจอไอแพดแสดงราคาได้อย่างสะดวก ทันสมัย แล้วก็ประหยัดพื้นที่และค่าใช้จ่ายได้มาก โดยเฉพาะร้านที่เปิดในห้างสรรพสินค้า ซึ่งปัจจุบัน iPad POS ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ ในหมู่ผู้ประกอบการยุคใหม่

แล้วระบบ POS หรือตัวโปรแกรมขายหน้าร้านนี้มีกี่แบบ? 

มาถึงหัวใจหลักของการเลือกซื้อเครื่อง POS กันแล้ว โดยคุณสามารถเลือกจากตัวโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (Software) ที่แบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ

1. POS ที่เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ (Point of Sale)

ถูกออกแบบมาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ สามารถใช้งานง่าย ไม่มีความซับซ้อน มักมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน แล้วก็ช่วยให้การขายรวดเร็วยิ่งขึ้น

หากสงสัยว่าเจ้าระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้มีหน้าตาแบบไหน ก็สังเกตได้ง่าย ๆ เพราะหน้าตาโปรแกรมจะดูเรียบง่าย สบายตา ไม่แสดงข้อมูลที่ดูซับซ้อน และไม่มีคำศัพท์ใด ๆ ที่เป็นภาษาบัญชี เหมาะเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจร้านค้าที่มีเจ้าของคนเดียว  หรือนิติบุคคลที่จ้างหน่วยงานบัญชีภายนอกทำบัญชีและส่งรายงานให้กับสรรพากรอีกทอดหนึ่ง

2. โปรแกรมบัญชี พ่วงกับส่วนของหน้าร้าน (Accounting Sofware)

สำหรับโปรแกรมบัญชีที่มีส่วนของหน้าร้าน หรือ Accounting Software จะมีการประยุกต์ใช้หลักการของโปรแกรมบัญชีมาใช้งานกับการขายของหน้าร้าน มีข้อเสียคือ ใช้งานยาก มีข้อจำกัดเยอะ แล้วก็มีขั้นตอนการใช้งานที่ค่อนข้างยุ่งยาก

ส่วนวิธีสังเกตก็ดูได้เลยว่า ถ้าโปรแกรมขายหน้าร้านหรือโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านอันไหนมีคำศัพท์ที่เป็นภาษาบัญชี เช่น ใบเสนอราคา เจ้าหนี้ ลูกหนี้ หรือระบบเช็คธนาคาร ฯลฯ ก็แสดงว่าเป็นโปรแกรมบัญชีที่มีส่วนของหน้าร้าน

ระบบ POS ตัวนี้จะเหมาะกับบริษัทหรือห้างร้านที่มีหลายสาขา หรือมีการทำงานของหลากหลายแผนกรวมกัน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องให้แผนกบัญชีของบริษัทตนเองเป็นผู้ทำงบการเงินส่งสรรพากรกันเอง

หากจะสรุปให้เข้าใจง่ายก็คือ . . .

• ระบบ POS ที่เป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน หรือโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ เหมาะกับร้านค้าทั่วไป
• โปรแกรม/ระบบ POS เหมาะกับร้านค้าที่เป็นบริษัท แต่ว่าจ้างบัญชีภายนอกทำงบส่งสรรพากรอีกที
• โปรแกรมบัญชีที่มีส่วนของหน้าร้าน เหมาะกับร้านค้าที่เป็นบริษัท และทำบัญชีส่งสรรพากรกันเอง

ระบบ POS ทำอะไรได้บ้าง? ดีต่อใจผู้ประกอบการยังไง? 

รู้ไหมว่าทำไมใคร ๆ ก็หันมาเทใจเลือกใช้ระบบ POS กัน ?

นั่นก็เพราะว่าเจ้าโปรแกรมขายหน้าร้านนี้มีระบบหลังบ้าน (BackOffice) พร้อมฟีเจอร์ POS ที่ตอบโจทย์การใช้งานดังต่อไปนี้ :-

1. เช็คข้อมูลได้ตลอดเวลา

เมื่อมีระบบ POS เจ้าของร้านจะเช็คได้หมดเลยว่าวันนี้ขายได้เท่าไหร่ สินค้าชิ้นไหนขายดี สินค้าชิ้นไหนขายไม่ได้ จะได้นำมาวางแผนว่าควรจะรับสินค้าชนิดไหนมาขายในล็อตถัดไป หรือทำได้แม้กระทั่งวางแผนจัดโปรโมชั่นสินค้าที่ขายไม่ค่อยออก

2. ไม่ต้องกลัวเรื่องเงินหาย

ข้อมูลการขายจะถูกจัดเก็บเข้าโปรแกรมขายหน้าร้าน POS โดยอัตโนมัติ อีกทั้งยังไม่ต้องห่วงว่าจะถูกพนักงานทุจริตยักยอกเงินไปอีกด้วย เพราะคุณสามารถเช็คข้อมูลการขายและรายงานต่าง ๆ ได้เองทั้งหมด  ดังนั้นโปรแกรม POS จึงช่วยให้หมดปัญหาเรื่องพนักงานจอมโกง

3. บริการได้รวดเร็วขึ้น

ด้วยความไฮเทคของระบบ POS หน้าร้าน จึงกดเบอร์โต๊ะลูกค้าขึ้นมาเพื่อดูข้อมูลออเดอร์ได้ในทันที และร้านค้าปลีกก็สามารถคิดเงินได้รวดเร็วด้วยระบบนี้ แถมระบบยังคำนวณยอดเงินทอนได้อัตโนมัติ คุณจึงบริการลูกค้าได้เร็วขึ้น พร้อมต้อนรับลูกค้ารายใหม่ในเวลาอันรวดเร็ว

4. เช็คสต๊อกได้เอง

เมื่อมีระบบ POS คุณจะได้รับการแจ้งเตือนจากระบบตลอดหากวัตถุดิบหรือสินค้าในร้านกำลังจะหมด คุณจะรู้ว่าต้องเติมสินค้าไหนก่อน-หลัง ไม่ต้องสต๊อกของเกินให้เปลืองเงิน ด้วยเครื่องคิดเงินอัจฉริยะนี้คุณจะบอกลาปัญหาสต๊อกหมดหรือของไม่พอขายไปได้เลย เพราะระบบ POS มีโปรแกรมสต๊อกสินค้าที่บริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ 

5. ช่วยวางแผนโปรโมชั่น

บอกเลยว่าโปรแกรม POS ถูกออกแบบมาอย่างชาญฉลาดมาก ๆ คือนอกจากจะระบุเมนูหรือสินค้าขายดีแล้ว ยังช่วยให้เรารู้ว่าเมนูไหน วัตถุดิบใด หรือสินค้าไหนในสต๊อกเหลือเยอะ เมื่อมีข้อมูลนี้ ทางร้านก็สามารถนำมาจัดโปรโมชั่นยั่วลูกค้าได้ เอาสิ ! เรียกว่าช่วยได้ทั้งการขายและการตลาดกันเลยล่ะ

6. รับรู้ยอดขายได้ตลอดเวลา

แม้จะไม่มีเวลาเข้าร้าน แต่โปรแกรม POS ก็มีฟังก์ชั่นให้เข้าเช็คข้อมูลผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือ iPad ให้ผู้ประกอบการเช็คคามเคลื่อนไหวของร้านได้ทุกที่ทุกเวลา เรียกว่าสะดวกสบายสุด ๆ 

7. มีฟีเจอร์ Food Delivery สำหรับร้านอาหาร

ระบบ POS ในปัจจุบันตอบโจทย์ร้านอาหารได้ดีขึ้นด้วยฟีเจอร์ Food Delivery โดยเฉพาะร้านอาหารยุค COVID-19 และ New Normal ที่ต้องปรับตัวเข้าถึงลูกค้าให้มากขึ้น เราต้องยอมรับว่าการรอให้ลูกค้ามาทานอาหารที่ร้านเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพออีกต่อไป แต่ร้านอาหารจะต้องหาวิธีเสิร์ฟอาหารถึงมือลูกค้าให้ได้มากและง่ายที่สุด ดังนั้นลองหาระบบ POS ร้านอาหารที่มีฟีเจอร์เดลิเวอรี่มาใช้ดู แล้วคุณจะเพิ่มยอดขายร้านได้ไม่ยาก

ไม่ว่าจะทำธุรกิจร้านเสื้อผ้า, รองเท้า, เครื่องสำอาง, ร้านหนังสือ, หรือแม้แต่ร้านอาหาร งานหน้าร้านและหลังบ้านถือเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและวุ่นวายมาก การนำระบบ POS มาช่วยดูแลจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายและทุ่นเวลาไปได้เยอะ อีกทั้งเจ้าระบบนี้ยังช่วยเราจับเท็จของพนักงานแคชเชียร์ก็ยังได้ คราวนี้ข้อมูลสต๊อกและยอดขายตรงกันแน่นอน!

ทิ้งท้าย

ขายของก็ว่าเหนื่อยแล้ว แต่การจัดการร้านนั้นเหนื่อยยิ่งกว่า แต่ . . . ความเหนื่อยเหล่านั้นจะหายไปเมื่อเรามีระบบ POS ดี ๆ มาช่วยดูแล และนี่ก็คือเหตุผลว่าทำไมระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้ถึงเป็นฮีโร่ในใจผู้ประกอบการนั่นเอง

แล้วทีนี้จะรู้ได้ยังไงว่าระบบ POS ไหนดีที่สุดสำหรับร้านค้าและธุรกิจของคุณ?

ลองทดลองใช้งานฟรีก่อนสิ แล้วคุณจะรู้ว่าระบบ POS แบรนด์ไหนคือระบบที่ใช่สำหรับร้านคุณ!

คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อสมัครทดลองใช้ระบบ POS สโตร์ฮับฟรี 14 วันได้เลยตอนนี้ ขอย้ำอีกทีว่า ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย!